Klopt de Balans van je dispuut niet meer met de werkelijkheid, en is de oorzaak verspreid over jaren aan boekingen? Dan kun je met één correctieboeking de Balans rechttrekken. Zo werk je vanaf dat moment weer verder met cijfers die kloppen, zonder dat je alle oude boekjaren hoeft uit te pluizen.
Deze correctieboeking is een noodrem, geen standaardoplossing. Kun je de foute boeking nog terugvinden en zit die in het huidige boekjaar? Corrigeer dan liever die originele transactie.
Situatie
Dispuutonline rekent de stand van elke post op de Balans uit op basis van alle transacties die ooit op die post zijn geboekt. Eén verkeerde boeking werkt dus door in elk jaar daarna. Wordt de boekhouding meerdere jaren door verschillende quaestoren gedaan, dan stapelen kleine fouten zich op tot een Balans die niet meer klopt.
Hoe herken je het?
Je ziet op de Balans bedragen die niet overeenkomen met wat er echt is. Een paar voorbeelden:
Debiteuren: de Schuldenlijst toont schulden van leden die allang betaald hebben, of van oud-leden die al jaren weg zijn.
Voorraden: volgens de Balans liggen er nog 24 dassen in de kast, maar bij het tellen vind je er maar 12.
Voorzieningen: het spaarpotje voor het lustrum wijkt af van wat er op de spaarrekening staat.
Eigen vermogen: het Eigen vermogen is niet te verklaren uit de bezittingen van het dispuut.
Correctieboeking
Met een correctieboeking zet je elke post die niet klopt in één keer op de werkelijke stand. Het verschil boek je weg tegen het Eigen vermogen. De fouten komen immers uit eerdere jaren, dus horen ze niet thuis op de resultatenrekening van jouw boekjaar.
Stap voor stap
Kies een peildatum. Bijvoorbeeld de eerste dag van je boekjaar, of vandaag. Vanaf deze datum klopt je Balans weer.
Stel per post de werkelijke stand vast. Tel de voorraad, vergelijk voorzieningen met je spaarrekening en laat leden hun openstaande schuld bevestigen. Bewaar deze onderbouwing.
Bereken per post het verschil. Werkelijke stand min de stand op de Balans per peildatum.
Maak een losse transactie aan. Gebruik de peildatum als datum en een duidelijke beschrijving, zoals "Correctieboeking balans per 1 september 2026". Voeg je onderbouwing toe als bijlage en leg in de notities uit wat je hebt gecorrigeerd en waarom.
Voeg per afwijkende post een regel toe met het verschil. Bij ledenschulden maak je per lid een aparte regel, zodat ook de Schuldenlijst weer klopt.
Boek het totaal weg tegen het Eigen vermogen. Dit is de laatste regel, die de transactie in evenwicht brengt.
Deactiveer posten die je niet meer nodig hebt. Staan er na de correctie posten op €0,00 die niet meer gebruikt worden, zoals een oude voorraadpost of een voorziening voor een afgerond doel? Deactiveer ze dan, zodat ze niet meer op de Balans verschijnen en niemand er per ongeluk nog op boekt.
Controleer de Balans. Alle gecorrigeerde posten staan nu op de werkelijke stand.
Voorbeeld
Bij het overdragen merk je dat de voorraad dassen en de ledenschulden niet kloppen. Na tellen en navragen kom je op deze verschillen:
Post | Stand op Balans | Werkelijke stand | Correctie |
Voorraad dassen | €600,00 | €300,00 (12 dassen à €25) | −€300,00 |
Ledenschuld – Hannes | €140,00 | €0,00 (al betaald in 2024) | −€140,00 |
Ledenschuld – oud-lid Pieter | €50,00 | €0,00 (niet meer te innen) | −€50,00 |
Eigen vermogen |
|
| −€490,00 |
De correctieboeking bestaat dan uit vier regels: drie regels die de voorraad en de twee ledenschulden verlagen, en één regel die het Eigen vermogen met €490,00 verlaagt. Gaat een post juist omhoog, dan stijgt ook het Eigen vermogen. De groene en rode bedragen in het transactiescherm laten zien welke kant elke post op gaat.
Tips om een vergelijkbare situatie te voorkomen
Een kloppende Balans houd je het makkelijkst bij door regelmatig te controleren, in plaats van één keer per jaar.
Controleer maandelijks je Balans. Vergelijk het banksaldo met je bankrekening, en gebruik bij een verschil direct de Banksaldo-checker.
Tel je voorraad. Doe dit minstens aan het einde van elk boekjaar en boek verkochte of verloren voorraad meteen af.
Laat leden hun schuld checken. Een lid ziet sneller dan jij dat een betaling ontbreekt of dubbel staat.
Boek contributie op één manier. Of op de schuld van het lid, of op een inkomstenpost, nooit allebei. Meer tips voor de contributie vind je hier.
Gebruik een kruispost voor overboekingen tussen eigen rekeningen, zoals uitgelegd in de Transactievoorbeelden.
Geef elke losse transactie een beschrijving en bijlage. Zo kan je opvolger later nog achterhalen waarom iets is geboekt.
Leg jullie boekingsafspraken vast. Schrijf op hoe jullie terugkerende situaties boeken en geef dit mee bij het overdragen aan je opvolger.
Controleer de Balans samen met de kascontrolecommissie voordat je het boekjaar afsluit. Fouten die je dan vindt, kun je nog in het juiste boekjaar herstellen.
Kom je er niet uit? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder!