Waarom ontstaan deze verschillen?
In Dispuutonline werk je met bankmutaties door bijvoorbeeld een CAMT.053-bestand te downloaden vanuit je bankomgeving en dit bestand te uploaden in Dispuutonline. Omdat er geen directe koppeling is met de bank, kunnen er fouten ontstaan bij het importeren of verwerken van bankmutaties. Dit kan leiden tot een verschil tussen wat Dispuutonline toont en wat er daadwerkelijk op de bankrekening staat.
Mogelijke oorzaken van een saldoverschil
Er zijn vier hoofdoorzaken die een verschil kunnen veroorzaken:
1. Een bankafschrift is (nog) niet verwerkt
Bankmutaties die wel zijn geïmporteerd maar nog niet zijn verwerkt (= gekoppeld aan een Transactie), tellen niet mee in het saldo op de Balans. Het bedrag staat dan wel in Dispuutonline, maar is nog niet geboekt.
Hoe te controleren: Ga naar de pagina Bankmutaties en filter op "Onverwerkt". Alle bankmutaties die hier verschijnen zijn nog niet gekoppeld aan een transactie en moeten nog verwerkt worden.
Oplossing: Verwerk alle onverwerkte bankmutaties door ze te koppelen aan de juiste transacties.
2. Niet alle bankmutaties zijn geïmporteerd
Er kunnen bankmutaties ontbreken in Dispuutonline. Dit kan twee redenen hebben:
Mutaties van vandaag: Bankmutaties van de huidige dag kunnen bij de meeste banken niet worden geëxporteerd. Deze mutaties zijn pas de volgende dag beschikbaar in je bankomgeving. Houd hier altijd rekening mee bij het vergelijken van saldo's.
Er is een gat ontstaan: Als je niet regelmatig importeert, of als een import is mislukt, kan er een periode ontbreken.
Hoe te controleren: Bekijk de datums van je geïmporteerde bankmutaties en controleer of er gaten zitten in de periode. Vergelijk dit met je bankafschriften.
Oplossing: Download het CAMT.053-bestand voor de ontbrekende periode uit je bankomgeving en importeer dit in Dispuutonline. Als de periode niet meer beschikbaar is bij je bank, neem dan contact op met je bank voor een historisch overzicht.
3. Een bankmutatie is onjuist verwerkt
Bij het verwerken van een bankmutatie koppel je deze aan een transactie. Het totaalbedrag dat in die transactie wordt geboekt op de bankpost moet exact overeenkomen met het bedrag van de bankmutatie. Als deze bedragen niet overeenkomen, ontstaat er een verschil.
Voorbeeld: Een bankmutatie van €150,00 wordt gekoppeld aan een transactie, maar in de transactie wordt per ongeluk €15,00 geboekt op de bankpost. Het verschil van €135,00 zorgt voor een afwijking tussen Dispuutonline en de werkelijke bankstand.
Hoe te controleren: Controleer bij verdachte transacties of het bedrag op de bankpost overeenkomt met de gekoppelde bankmutatie. De Banksaldo-checker (zie hieronder) kan dit automatisch voor je detecteren.
Oplossing: Open de betreffende transactie en corrigeer het bedrag dat is geboekt op de bankpost, zodat dit overeenkomt met de bankmutatie.
4. Een losse transactie of memoriaalboeking op de bankrekening
In Dispuutonline is het mogelijk om handmatig transacties of memoriaalboekingen te maken waarbij je direct op de bankrekening boekt, zonder dat er een bankmutatie aan gekoppeld is. Dit kan handig zijn voor correcties, maar veroorzaakt wel een verschil met het werkelijke banksaldo.
Waarom veroorzaakt dit een verschil? Het saldo op de Balans wordt berekend op basis van alle boekingen op de bankpost. Als je handmatig een bedrag boekt zonder dat dit daadwerkelijk op de bankrekening is bijgeschreven of afgeschreven, dan wijkt het saldo in Dispuutonline af van de werkelijkheid. De bank weet immers niets van deze boeking.
Voorbeeld: Je maakt een memoriaalboeking om €50,00 van de ene bankrekening naar de andere over te boeken. Als deze overboeking niet daadwerkelijk heeft plaatsgevonden bij de bank, of als de bankmutatie nog niet is geïmporteerd, dan klopt het saldo in Dispuutonline niet met de werkelijkheid.
Hoe te controleren: Zoek in je transacties naar boekingen op de bankrekening die niet gekoppeld zijn aan een bankmutatie. De Banksaldo-checker kan deze automatisch opsporen.
Oplossing: Controleer of de losse boeking terecht is. Zo niet, verwijder of corrigeer de transactie. Als de boeking wel terecht is, zorg dan dat de bijbehorende bankmutatie wordt geïmporteerd en correct wordt verwerkt.
De Banksaldo-checker gebruiken
Dispuutonline heeft een ingebouwde tool die automatisch mogelijke oorzaken van saldoverschillen opspoort: de Banksaldo-checker. Deze analyseert al je bankmutaties en transacties en toont direct waar mogelijke problemen zitten.
Zo open je de Banksaldo-checker:
Ga naar de Balans.
Klik op de post van de bankrekening waarvan je het saldo wilt controleren.
Klik rechtsboven op "Acties" => "Banksaldo checker".
De Banksaldo-checker toont vervolgens een overzicht van alle gedetecteerde afwijkingen, zoals:
Onverwerkte bankmutaties.
Transacties waarbij het geboekte bedrag afwijkt van de bankmutatie.
Losse boekingen op de bankrekening zonder gekoppelde bankmutatie.
Door de items in dit overzicht één voor één na te lopen en op te lossen, kun je het saldo in Dispuutonline weer laten overeenkomen met je werkelijke banksaldo.
Na het doorlopen van deze stappen zou het saldo in Dispuutonline overeen moeten komen met je werkelijke banksaldo.
Tips om toekomstige verschillen te voorkomen
Verwerk direct: Verwerk bankmutaties zo snel mogelijk na het importeren om overzicht te houden.
Controleer bedragen: Let bij het verwerken goed op dat de bedragen overeenkomen.
Vermijd losse boekingen. Boek alleen op de bankrekening via gekoppelde bankmutaties, tenzij je een goede reden hebt.
Controleer regelmatig of je saldo nog klopt. Maak bij eventuele afwijkingen gebruik van de Banksaldo-checker.
Hulp nodig?
Kom je er niet uit of heb je vragen over het oplossen van een saldoverschil? Neem dan contact op met de Dispuutonline-helpdesk. We helpen je graag verder!