Liever een video? In de onderstaande video leggen we je alles uit over het importeren en verwerken van bankmutaties.
Bankmutaties importeren
Je kunt de bankmutaties van de afgelopen periode downloaden bij de omgeving van je bank in een bepaald format en dit bestand uploaden in Dispuutonline bij Bankmutaties => Importeren.
Welk format je kunt gebruiken verschilt per bank. Hieronder zie je per bank de instructies die je kunt gebruiken.
ING
ING
Als je een zakelijke rekening hebt bij de ING kun je het CAMT053 XML format gebruiken. Dit .xml bestand kun je vervolgens in één keer in Dispuutonline slepen en importeren.
Het CAMT053 format is alleen beschikbaar voor zakelijke rekeningen. Heb je een privérekening? Dan kun je gebruik maken van het CSV format.
ABN Amro
ABN Amro
Als je een zakelijke rekening hebt bij de ABN Amro kun je het CAMT.053 format gebruiken. Als je dit format download krijg je eerst een .zip bestand, deze moet je uitpakken (vaak door er dubbel op te klikken) en vervolgens zitten daar meerdere .xml bestanden in (één per dag waarvoor er bankmutaties zijn). Deze bestanden kun je allemaal tegelijk in Dispuutonline slepen en importeren.
Naast dat de ABN met .zip bestanden werkt gaat de bank ook iets anders om met de datum van elk bankafschrift. Een bankmutatie bestaat namelijk uit twee data; een boekingsdatum en een waardedatum. Deze staan verder uitgelegd in deze specificatie van CAMT.053. Het komt op het volgende neer:
De ABN laat in hun omgeving de
waardedatumzien; oftewel de datum waarop het bedrag beschikbaar was op de rekening in het geval van een bijschrift of juist niet meer beschikbaar was in geval van een afschrift.De datumfilter bij het exporteren van de bankafschriften gebruikt de
boekingsdatum; de datum waarop de boeking plaatsgevonden heeft. Deze twee data kunnen verschillen, waardoor je niet altijd alle bankmutaties meekrijgt die je verwacht. Bijvoorbeeld; je stelt in dat je alle bankmutaties vanaf 1 juni wilt exporteren maar mist een bankmutatie die in de ABN omgeving onder 1 juni staat. Dat komt dus doordat de boekingsdatum 31 mei was en de waardedatum 1 juni. Als het goed is is die bankmutatie meegekomen bij een eerdere export. Anders zul je de filter vanaf 31 mei moeten zetten en eventuele ongewenste bankmutaties met als waardedatum 31 mei verwijderen.
Het is dus belangrijk om hier scherp op te blijven bij het exporteren. Het beste advies dat wij kunnen geven is om bankmutaties altijd van minimaal 2-3 dagen oud te exporteren/verwerken in Dispuutonline. Dan zou je in principe nooit tegen dit probleem aan moeten lopen. Ook is het belangrijk om in de gaten te houden dat er geen “gaten” onstaan; dat elke keer als je nieuwe bankmutaties exporteert je een datum gebruikt die aansluit op de einddatum die je de vorige keer gebruikte. Dan zul je uiteindelijk alle bankmutaties meekrijgen.
Rabobank
Rabobank
Als je een zakelijke rekening hebt bij de Rabobank kun je het CAMT.053 format gebruiken. Dit .xml bestand kun je vervolgens in één keer in Dispuutonline slepen en importeren.
SNS
SNS
Gebruik voor de SNS bank het CSV format.
ASN
ASN
Gebruik voor de ASN bank het CAMT.053 format.
Triodos
Triodos
Gebruik voor Triodos het CAMT.053 format.
Bunq
Bunq
Gebruik voor Triodos het CAMT.053 format.
Bij het importeren van de bankmutaties kun je ook aangeven voor welke bankrekening je de bankmutaties importeert (mits je meerdere bankrekeningen aangemaakt hebt). Dispuutonline vult op basis van deze bankrekening de eerste post voor je in bij het verwerken van de bankmutatie. Handig!
Bankmutaties verwerken
Als je de bankmutaties van de afgelopen periode hebt geïmporteerd, kun je ze gaan verwerken. Het verwerken van een bankmutatie houdt in dat je er een transactie aan koppelt om zo aan te geven welke posten er gewijzigd moeten worden voor de bankmutatie.
Uitgaven
De meeste afschriften zijn uitgaven die gedaan zijn voor activiteiten. Je kunt deze over het algemeen op twee manieren verwerken; door ze op een uitgavenpost te boeken of door ze te boeken op de schuld van de (aanwezige) leden.
Door het bedrag (deels) op een uitgavenpost te boeken, zeg je eigenlijk dat het iedereen die contributie betaalt evenveel meebetaalt aan de activiteit. Dat is handig voor wekelijkse activiteiten waarvan je niet bij wilt hoeven houden wie er aanwezig zijn en niet.
Als het om een dure activiteit gaat waarvan de afspraak is dat de kosten direct op de aanwezige leden verhaald worden, kun je het op de schuld van die leden boeken door voor elk lid een regel aan te maken met de standaard Ledenschuld post en het lid geselecteerd. Handig om hiervoor de Rij aanmaken voor meerdere leden knop te gebruiken onderaan het formulier.
Schuldaflossingen
De meeste bijschriften zijn schuldaflossingen van de leden, die vaak bestaan uit de maandelijkse contributie en of overige kosten die voor hun voorgeschoten zijn. Bij het verwerken van een schuldaflossing kun je bij de post de standaard Ledenschuld post gebruiken en het lid selecteren onder de Lid kolom. Vervolgens zal het lid op de Schuldenlijst weer netjes op 0 euro komen te staan.
Tussenpost gebruiken
Soms komt het voor dat de kosten van een activiteit verdeeld zijn over meerdere bankmutaties. Neem als voorbeeld Koningsdag. Er wordt in januari een aanbetaling gedaan voor de boot, in maart wordt het tweede bedrag gefactureerd, er wordt bier besteld en op de dag zelf bestel je nog pizza’s.
Natuurlijk kun je alle vier de bankmutaties gewoon op de schuld van de aanwezige leden boeken. Het probleem is alleen dat leden dan vier verschillende bedragen zien voor dezelfde activiteit en jij vier keer aan moet geven wie er aanwezig waren. Leden maakt het vaak niet uit hoe een bedrag is opgebouwd en zien liever een totaalbedrag voor Koningsdag op hun schuld staan.
Om dit probleem op te lossen kun je gebruik maken van een zogenaamde Tussenpost. Deze heet vaak iets in de trant van Nog te verwerken of Vooruitbetaalde bedragen en komt aan de Activa zijde van de balans te staan.
Je kunt dan alle kosten voor de activiteit op deze tussenpost boeken en als alle kosten bekend zijn kun je het totaalbedrag overboeken van de tussenpost naar de ledenschuld. Mocht het vaak voorkomen dat je een tussenpost nodig hebt en je liever niet hebt dat er meerdere activiteiten door elkaar hen gaan lopen kun je er ook voor kiezen meerdere tussenposten te gebruiken, één per (herhalende) activiteit.