Met een Transactie, ook wel Boeking genoemd, leg je een financieel feit dat plaatsgevonden heeft vast. Bijvoorbeeld; iemand lost zijn schuld af of er is een factuur van de vereniging betaald.
Een transactie bestaat uit een datum, boekjaar, beschrijving, eventuele notities en bijlagen en minimaal twee regels. Vooral de regels zijn belangrijk, hier geef je mee aan welke posten er gemoeid gaan met deze boeking. Voor deze posten kun je een bedrag aan de Credit- of Debetzijde invullen.
Je hoeft niet per see te weten wat dit betekent of welke van de twee je moet hebben. Als geheugensteun worden de bedragen namelijk groen of rood, afhankelijk van de post. Dit geeft aan of de post respectievelijk omhoog of omlaag zou gaan als je de transactie op zou slaan.
Voorbeeld
Hier zie je een voorbeeld van een transactie. In deze transactie wordt verwerkt dat Hannes zijn schuld aflost en overmaakt naar de dispuutsrekening.
Losse transacties
Liever een video? In de onderstaande video leggen we uit wat losse transacties zijn.
Verreweg de meeste transacties worden aangemaakt bij het verwerken van een bankmutatie. Dat is handig, omdat bijna alle velden al voor je ingevuld worden. Het kan echter soms voorkomen dat er een zogenaamd financieel feit heeft plaatsgevonden zonder dat hier een af- of bijschrift van is op de dispuutsrekening. Denk hierbij aan het boeken van de maandelijkse contributie op de schulden of het maandelijks opzij zetten van een bedrag in een spaarpotje.
Hieronder een paar andere voorbeelden van losse transacties die wat minder vaak voorkomen:
Iemand is zijn das kwijt en wilt een nieuwe. Omdat dit lid een positieve balans heeft wilt hij graag dat je het van die schuld afhaalt en geen tikkie stuurt. We maken hiervoor een losse transactie aan met twee regels één waarvan we het bedrag van de das van de voorraadpost afboeken, en één op de ledenschuld.
Het dispuut is in bezit van een dispuutscamera die ooit is gekocht voor 450 euro. Er is afgesproken dat er elk jaar 150 euro van de camera afgeschreven wordt omdat de camera naar alle waarschijnlijkheid dan toch wel echt weggegooid kan worden. We maken een transactie aan met twee regels: één die het bedrag van de vaste activa post afboekt en één op de uitgaven post die we voor dit soort afschrijvingen begroot hebben.
Op de Transacties pagina herken je een losse transactie aan het feit dat de kolom Bankmutatie leeg is. Hier zou namelijk anders het nummer staan van de bankmutatie waar de transactie aan gekoppeld is.