Toegang geven aan je opvolger
Als eerste is het natuurlijk belangrijk dat je opvolger toegang krijgt tot jullie Dispuutonline omgeving. Dit kun je doen door op zijn of haar profiel op te zoeken op de Leden pagina. Vervolgens kun je onder het tabblad Acties toegang geven aan je opvolger. Omdat je opvolger ook dingen moet kunnen opslaan en bewerken is het van belang dat je de rol "Super Admin" toewijst.
Als het is gelukt om de rol toe te wijzen kan je opvolger via de Wachtwoord vergeten? knop een wachtwoord instellen. Vraag hem of haar meteen om eventueel jouw bewerkrechten te ontzeggen door de rol "Admin" toe te wijzen.
Nieuwe jaarlaag toevoegen
Rond deze tijd van het jaar zal er waarschijnlijk ook een nieuwe lichting aangenomen zijn of worden. Om de schulden, contributies e.d. van de nieuwe leden te verwerken, moet je ze eerst toevoegen in Dispuutonline.
Maak als eerst de nieuwe jaarlaag aan. Dat kun je doen met de Nieuw knop rechtsboven op de Jaarlagen pagina.
Vervolgens kun je de nieuwe leden toevoegen. Dit doe je op de Leden pagina. Dat kun je één voor één doen met de Nieuw knop, of voor het hele jaar tegelijk door op Acties -> Importeren te drukken en hier een excelbestand te uploaden. Let op! Het is hier belangrijk dat je het format aanhoudt dat je kunt downloaden in deze dialoog.
(Optioneel) Nieuwe incasso machtigingen
Maak je gebruik van de incassomodule? Dan is het belangrijk dat je de nieuwe leden een laat tekenen. Zo niet, dan kun je dit gedeelte overslaan.incasso machtiging
Dispuutonline heeft drie velden die verplicht zijn als je een incasso uit wilt voeren op het lid. Dit zijn de Mandaat, Initialen en Iban velden. Zorg er dus voor dat je deze informatie ingevuld hebt op het profiel van het lid voordat je je volgende incasso gaat uitvoeren.
In het Mandaat veld dien je de referentie naar de machtiging die je het lid hebt laten tekenen in te voeren. Dit kan iets willekeurigs zijn, zolang het uniek is en niet meer veranderd nadat je de eerste incasso uit hebt gevoerd op dat lid.
Nieuw boekjaar aanmaken
Dispuutonline maakt automatisch een boekjaar aan voor je opvolger. Je hoeft hier dus niets voor te doen. Dit boekjaar wordt vanzelf zichtbaar twee weken voordat het boekjaar ingaat. Als je de start- en/of einddatum van het boekjaar wilt wijzigen, kun je dat onder Instellingen -> Boekjaren regelen.
Let bij het bewerken van de start- en eindata van de boekjaren op dat het belangrijk is dat de einddatum van elk boekjaar aansluit op het opvolgende boekjaar. Dit om te voorkomen dat er gaten ontstaan waarbij er geen actief boekjaar gevonden kan worden.
Boekjaar afronden
Om je boekjaar netjes af te ronden zodat je opvolger met een schone lei begint is het handig om het volgende te doen:
Check of de balans klopt; ga bijvoorbeeld na of alle voorraden nog kloppen en doe eventueel verdere afschrijvingen van je vaste activa waar nodig;
Check of de balans van je bank klopt. Als dit niet het geval is zijn er waarschijnlijk bankmutaties niet of onjuist verwerkt;
Doe eventueel wat met het resultaat van je boekjaar. Zeker bij een negatief resultaat is het wel zo netjes om hier nog wat mee te doen, omdat je opvolger anders begint met deze financiële achterstand. Je kunt bijvoorbeeld een naheffing doen op je leden om het gat te dichten of het van een spaarpot of buffer te boeken. Een positief resultaat kun je of laten staan, overboeken op een buffer post of uitbetalen aan je leden.
En that’s it! Dan kun je nu genieten van je welverdiende pensioen.