Disclaimer:
Er leiden meerdere wegen naar Rome. Hoe je iets boekt hangt af van de situatie en de afspraken binnen het dispuut. De transacties op deze pagina dienen enkel als voorbeeld.
Bankmutaties
Lid maakt contributie over naar de dispuutsrekening
Een lid betaalt netjes zijn/haar contributie door het direct over te maken aan de dispuutsrekening. In de meeste gevallen wil je dit op een inkomstenpost boeken.
Let op: het is belangrijk dat je deze contributie niet óók op de schuld van het lid geboekt hebt. Voor meer informatie over het boeken van contributie kun je terecht op dit artikel.
Lid maakt schuld over naar de dispuutsrekening
Een lid lost zijn/haar schuld of door het geld over te maken aan de dispuutssrekening. In dit geval is bij de individuele schuldboekingen al bepaald waar het geld voor bestemd is, dus kunnen we hier simpelweg het totaalbedrag afboeken van de ledenschuld.
Lid maakt iets over voor sparen/spaarplan
Jullie zijn als dispuut ergens voor aan het sparen. In dit geval heeft een lid daarvoor zelfstandig direct geld overgemaakt naar de dispuutsrekening. We boeken dat op de voorziening waar we dit spaarpotje apart houden. Als er geen spaarplan is opgesteld hoef/kun je ook geen lid selecteren.
Lid krijgt voorgeschoten kosten overgemaakt
Een lid heeft kosten voorgeschoten (en eventueel ingediend met de Declaratiemodule). Je kunt er voor kiezen dat geld op zijn/haar saldo te boeken, maar in dit geval kies je er voor het geld direct over te maken naar de rekening van het lid. In dat geval kun je hier aangeven waar de kosten van betaald moeten worden.
Een derde betaalt schulden af
Je hebt geld voorgeschoten voor bijvoorbeeld een ander dispuut. Bij het inboeken van die voorgeschoten kosten heb je dat deel op een "Overige debiteuren" post geboekt. In dit geval kun je het daar weer vanaf boeken om aan te geven dat die schulden nu geïnd zijn.
Begrootte kosten worden betaalt vanaf de dispuutsrekening
Er is een pintransactie geweest voor een fust op de vereniging. Dit zijn typische kosten van het dispuut waar ook op begroot wordt. In dit geval kun je het op de uitgavenpost boeken waar deze kosten onder vallen.
Je schiet kosten voor voor je leden
Er zijn kosten gemaakt die buiten de begroting vallen. Je moet deze kosten dus verhalen op de leden die aanwezig waren. In dit simpele geval worden de kosten over drie leden verdeeld.
Je schiet kosten voor voor derden
Soms schiet je (een deel van) een bedrag voor voor derden. In dat geval kun je dat deel van de kosten boeken op een Overige debiteuren post om zo op je Balans goed bij te kunnen houden hoeveel schuld er openstaat van deren bij het dispuut.
Je verkoopt iets van de voorraad
Het dispuut heeft voorraden op de balans staan. In dit geval heb je iets uit de voorraad verkocht en een tikkie gestuurd aan dat lid. Bij het verwerken van die bankmutatie kun je het van de voorraadpost afboeken.
Incasso verwerken
Als je de contributie int met de Incassomodule, zul je één keer per maand een bankmutatie met een groot bedrag verwerken. Omdat het hier enkel om contributie gaat kun je het gehele bedrag op een "Contributie" post boeken.
Rente verwerken
Één keer per jaar wordt er geld uitgekeerd vanuit de bank voor de rente. Als je hier op begroot kun je het boeken op een speciale "Rente" post. Anders raad ik aan hier een "Overige inkomsten" post voor te gebruiken.
Overboeking naar de spaarrekening
Als je geld overgeboekt hebt van de lopende rekening naar een spaarrekening en je de bankmutaties van beide rekeningen verwerkt in Dispuutonline, zul je dus ook twee bankmutaties moeten verwerken. Om te voorkomen je twee keer hetzelfde verwerkt, kun je het beste gebruik maken van een kruispost. Zie in het voorbeeld hieronder hoe je beide bankmutaties zou kunnen verwerken.
Let op! Dit is dus alleen nodig als je ook de bankmutaties verwerkt van de spaarrekening.
Memoriaal boekingen
Je wilt iets afboeken van de voorraad
Soms gaat er voorraad verloren, of is bijvoorbeeld de voorraad verouderd waardoor deze minder waard is geworden. In dat geval kun je via een losse transactie zoals deze hieronder aangeven dat de voorraad minder waard is geworden.
Het is netjes om die waardevermindering als kosten te nemen voor jouw boekjaar. In dat geval raden we aan dit op een "Onvoorzien" uitgavenpost te boeken.
Schuld afboeken van een gestopt lid
Meestal geef je het openstaande bedrag terug als een lid stopt. In sommige gevallen is dat niet gewenst/mogelijk. In dat geval wil je het openstaande van zijn/haar schuld afboeken, zodat deze niet blijft staan op de Schuldenlijst.
Als tegenpost heb je verschillende opties. Je kunt het tegen een inkomstenpost wegboeken of je kunt het wegboeken tegen het Eigen resultaat. Beide komt eigenlijk op hetzelfde neer, omdat je op beide manieren aangeeft dat een openstaand debiteurenbedrag ten goede komt van dat boekjaar en/of het vermogen van het dispuut. Omdat je meestal geen geschikte inkomstenpost hebt en het vaak incidenteel is raden we aan de "Eigen vermogen"-post te gebruiken.
Positieve balansen kun je natuurlijk ook op dezelfde manier wegboeken, maar dan geldt natuurlijk het tegenovergestelde.
