Declaraties indienen
Leden kunnen via de ledenwebsite declaraties indienen onder het kopje Declaraties. Hier vullen zij de volgende velden in:
Datum: De datum van de declaratie.Bedrag: Het bedrag dat het lid voorgeschoten heeft en wilt declareren.Beschrijving: Een beschrijving van de voorgeschoten kosten. Deze mag max 255 karakters zijn.Bijlagen: (Optioneel) bijlagen zoals een (foto van een) bonnetje of factuur. Deze mogen maximaal 5MB per stuk zijn.
Alle vier de bovenstaande waardes worden gebruikt om zoveel mogelijk in te vullen voor jou om de declaratie zo eenvoudig mogelijk te verwerken.
Declaraties verwerken
Als het lid een declaratie indient via de ledenwebsite komt de declaratie binnen het boekhoudprogramma in het Declaraties overzicht te staan als In Afwachting. Klik op Bekijk om de declaratie te bekijken en te verwerken.
Het verwerken van een declaratie houdt in dat je er een memoriaalboeking aan koppelt. Het formulier dat je ziet bij het verwerken van een declaratie is daarom hetzelfde als je gewend bent van aanmaken van een transactie.
Omdat de meeste velden ingevuld worden o.b.v. wat het lid ingevuld heeft bij het indienen van de declaratie hoef je alleen nog de regels aan te vullen. Hiermee geef je aan hoe de gedeclareerde kosten betaald zullen worden. Hier zijn doorgaans twee opties; of je boekt het op een uitgavenpost, of je boekt het op de Ledenschuld van de leden voor wie de kosten zijn voorgeschoten.
Declaratie afwijzen
Als je een declaratie niet kunt verwerken/goedkeuren (bijvoorbeeld omdat de bijlage mist) kun je er voor kiezen de declaratie af te wijzen. Dit doe je door op de knop Afwijzen te drukken.
Het lid zal in zijn/haar overzicht op de Ledenwebsite te zien krijgen dat de declaratie is afgewezen.