Spaarplanmodule

Lustrum, skireis of gala in het verschiet? Grote kans dat de Spaarplanmodule van pas kan komen. Op deze pagina leggen we je alles uit over deze module.

De functionaliteit komt grotendeels overeen met die van de schuldenlijst. Er is echter één fundamenteel verschil; de post die je koppelt aan het spaarplan is in dit geval een Voorzieningspost (aan de Passiva zijde van de balans) i.p.v. een Debiteurenpost (aan de Activa zijde van de balans). Dit omdat je niet geld tegoed hebt, maar juist geld verschuldigd bent. Namelijk het geld dat je apart houdt voor je leden om later te besteden aan het lustrum, de skireis etc.

Een spaarplan aanmaken doe je met de volgende twee stappen:

Vervolgens kun je op meerdere manieren geld innen voor dit spaarplan. Het simpelst is om je leden zelf geld over te laten maken. In dat geval boek je bij het verwerken van de bankmutatie het bedrag op de Voorzieningspost post die gekoppeld is aan het spaarplan en selecteer je het lid om wiens spaarplan het gaat.

De andere, vaak betere, optie is om het bedrag elke maand/periode op de Ledenschuld te boeken. Dit scheelt weer transacties verwerken en bankkosten voor jou als quaestor. Ook hebben je leden alles overzichtelijk op één schuldmail staan.

Die transactie heeft dan de volgende regels:

Tip: gebruik hiervoor de “Regel aanmaken voor meerdere leden” functie.

Helemaal makkelijk is het als je na de eerste keer de volgende transacties in één druk op de knop kunt aanmaken met de Acties => Dupliceren knop!

De laatste optie is om de incassomodule te gebruiken om periodiek het bedrag voor dit spaarplan te innen.

Vaak is het verstandig om het gespaarde geld op een aparte (spaar)rekening te houden. In dat geval heb je twee posten die een bankrekening representeren onder de Liquide middelen categorie. Één voor de lopende rekening en één voor (bijvoorbeeld) de lustrumrekening. Het bedrag dat op deze rekening staat zal in principe gelijk moeten staan aan het bedrag dat je op de voorzieningspost aan de passivakant hebt staan.

Als er eenmaal een tijd gespaard is, zal er een bedrag opgebouwd dat terug te zien is op de voorzieningsposts. Dit geld is natuurlijk bedoelt om uit te geven.

Als je kosten verwerkt voor dit spaardoel kun je deze voorzieningspost selecteren. Je geeft daarmee aan dat de kosten betaalt worden vanuit deze pot. Je hoeft bij die transactieregel geen lid te selecteren, het hoeft ten slotte niet van iemand zijn/haar persoonlijke spaarpotje afgetrokken te worden.

Het spaarpotje van de individuele leden zal dus niet veranderen, maar het bedrag op de Voorzieningspost wel.

Idealiter komt je na het lustrum/gala uit met een post met om en nabij 0 euro.

Nou kan het natuurlijk zijn dat er wat geld overgebleven is of dat er juist geld tekort kwam, dit verschil kun je afboeken op een Memoriaalboeking waarbij je het verschil op bijvoorbeeld de schuld van alle leden die deel hebben genomen te boeken. Daarmee komt de voorzieningspost netjes op nul te staan.

Omdat de individuele spaarpotjes van elk lid nog op het originele bedrag zullen staan, raden we aan het spaarplan op Inactief te zetten. Dit kun je doen op de detailpagina van een spaarplan via "Bewerk". Het spaarplan is dan niet meer zichtbaar voor je leden. Bij het volgende lustrum of gala kun je dan een nieuw spaarplan aanmaken zodat de leden weer op nul euro beginnen.