Lustrum, skireis of gala in het verschiet? Grote kans dat de Spaarplanmodule van pas kan komen. Op deze pagina leggen we je alles uit over deze module.
De functionaliteit komt grotendeels overeen met die van de schuldenlijst. Er is echter één fundamenteel verschil; de post die je koppelt aan het spaarplan is in dit geval een Voorzieningspost (aan de Passiva zijde van de balans) i.p.v. een Debiteurenpost (aan de Activa zijde van de balans). Dit omdat je niet geld tegoed hebt, maar juist geld verschuldigd bent. Namelijk het geld dat je apart houdt voor je leden om later te besteden aan het lustrum, de skireis etc.
Spaarplan aanmaken
Een spaarplan aanmaken doe je met de volgende twee stappen:
Post aanmaken
Maak een voorzieningpost aan, bijvoorbeeld genaamd
LustrumvoorzieningofGalavoorziening. Deze hoort aan dePassivazijde, bij voorkeur onder een (nieuwe)Voorzieningencategorie.Spaarplan aanmaken
Klik op
Spaarplannen=>Nieuwen geef het een logische titel (bijv.Lustrum 2025-2026), selecteer de voorzieningspost die je zojuist aangemaakt hebt en selecteer die leden die je wilt laten sparen voor de activiteit. Hier kun je later nog leden van verwijderen/aan toevoegen. Eventueel kun je per lid een spaardoel instellen.Klaar!
Leden laten sparen
Vervolgens kun je op meerdere manieren geld innen voor dit spaarplan. Het simpelst is om je leden zelf geld over te laten maken. In dat geval boek je bij het verwerken van de bankmutatie het bedrag op de Voorzieningspost post die gekoppeld is aan het spaarplan en selecteer je het lid om wiens spaarplan het gaat.
De andere, vaak betere, optie is om het bedrag elke maand/periode op de Ledenschuld te boeken. Dit scheelt weer transacties verwerken en bankkosten voor jou als quaestor. Ook hebben je leden alles overzichtelijk op één schuldmail staan.
Die transactie heeft dan de volgende regels:
Één regel per lid die wilt sparen op de
Voorzieningspostmet het maandelijkse spaarbedrag.Één regel per lid die wilt sparen op de
Ledenschuldmet het maandelijkse spaarbedrag.
Tip: gebruik hiervoor de “Regel aanmaken voor meerdere leden” functie.
Helemaal makkelijk is het als je na de eerste keer de volgende transacties in één druk op de knop kunt aanmaken met de Acties => Dupliceren knop!
Tip: gebruik hiervoor de “Regel aanmaken voor meerdere leden” functie.
Helemaal makkelijk is het als je na de eerste keer de volgende transacties in één druk op de knop kunt aanmaken met de Acties => Dupliceren knop!
De laatste optie is om de incassomodule te gebruiken om periodiek het bedrag voor dit spaarplan te innen.
Spaarrekening
Vaak is het verstandig om het gespaarde geld op een aparte (spaar)rekening te houden. In dat geval heb je twee posten die een bankrekening representeren onder de Liquide middelen categorie. Één voor de lopende rekening en één voor (bijvoorbeeld) de lustrumrekening. Het bedrag dat op deze rekening staat zal in principe gelijk moeten staan aan het bedrag dat je op de voorzieningspost aan de passivakant hebt staan.
Uitgaven
Uiteindelijk kun je het geld dat op de voorzieningsposts is opgebouwd gebruiken voor uitgaven van de activiteit. Dit zal niets veranderen aan het gespaarde bedrag van de leden op het overzicht van het spaarplan, maar wel de balans van de Voorzieningspost omlaag brengen.
Resultaat
Idealiter komt je post na afloop op nul euro te staan. Nou kan het natuurlijk zijn dat er wat geld overgebleven is, dit kun je bijvoorbeeld afboeken op een Overige inkomsten post of direct teruggeven aan de leden door het naar hun terug over te maken of op hun schuld te crediteren.