Met de incassomodule kun je gemakkelijk de bedragen incasseren van je leden. Het meest voor de hand liggende is natuurlijk de maandelijkse contributie of een spaarplan, maar je kunt ook met één druk op de knop de openstaande schulden inladen en die incasseren.
Contract en machtigingen
Voordat je aan de gang kunt met onze incassomodule dien je eerst een incassocontract af te sluiten bij je bank. Hoe dit precies werkt en welke voorwaarden hieraan verbonden zijn verschilt per bank. Hieronder vindt je links naar de pagina’s waar je meer informatie kan vinden over het incassocontract van je bank.
Bank | Hulpagina |
ING | |
Rabobank | |
ABN Amro |
Op deze pagina’s zul je ook informatie vinden over de machtiging die je je leden zult moeten laten tekenen. De meeste banken bieden hiervoor een template aan dat je kunt gebruiken.
Als het afsluiten van het incassocontract en het tekenen van de machtigingen gelukt is, kun je binnen Dispuutonline eenvoudig zogeheten SEPA batches aanmaken. Dit zijn bestanden met een specifiek format waarin aangegeven wordt wanneer er hoeveel geld van wiens rekening afgeschreven dient te worden.
Incassocontract
Voordat je aan de slag gaat met automatische incasso’s moet je eerst een incassocontract bij je bank aanvragen. Hoe dit precies werkt staat goed uitgelegd op de website van je bank. Aan een incassocontract zitten doorgaans kosten verbonden. Zo betaal je vaak een maandelijks of jaarlijks bedrag en betaal je ook per incasso batch.
Machtigingen
Als je eenmaal Incassocontract hebt is het ook belangrijk om geldige machtigingen van je leden te hebben. Een geldige machtiging zorgt ervoor dat je bij het lid mag incasseren voor de afgesproken termijn en moet daarom aan een aantal regels voldoen. De meeste banken bieden een standaardformulier aan dat je hier voor aan kunt houden, zoals deze van de ING.
Op deze machtiging staat ook een Kenmerk machtiging, die moet je vervolgens, net als de machtigingsdatum, het iban en de initialen van het lid invullen op het profiel van het lid in Dispuutonline.
Instellingen
Er zijn een aantal instellingen die je moet invullen voor je aan de slag kunt gaan met de Incassomodule. Dit doe je onder Instellingen => Incasso. Hieronder vindt je toelichting op alle instellingen:
Naam: De naam van het dispuut zoals die op het incassocontract vermeld staat.ID: Het incasso contractnummer van het dispuut. Deze is ook te vinden op het incassocontract.IBAN: Het IBAN van het dispuut waarop de bank het geïncasseerde bedrag kan storten.Maximale bedrag: (Optioneel) Het maximale bedrag dat je volgens het incassocontract mag incasseren per lid per incasso. Dit wordt gebruikt bij het aanmaken van een incasso, zodat je niet per ongeluk meer incasseert dan toegestaan is.
Incasso aanmaken
Om een nieuwe incasso batch aan te maken kun je in het Incasso scherm rechtsboven op de Nieuw knop drukken. Vervolgens krijg je een aantal velden te zien:
Naam: De naam van de incasso, vooral bedoelt voor referentie binnen het boekhoudprogramma.Beschrijving: De omschrijving van de incasso. Dit is wat leden te zien krijgen bij het afschrift op hun bankrekening;Uitvoerdatum: De dag waarop je de incasso wilt laten uitvoeren. Dit moet een werkdag en vaak minimaal twee werkdagen in de toekomst zijn. Raadpleeg hiervoor voor de zekerheid de website van je bank.Naam: De naam van de ontvangende partij (het dispuut) zoals deze op het incassocontract staat. Dit veld wordt automatisch voor je ingevuld op basis van de Instellingen.IBAN: Het IBAN van de ontvangende partij (het dispuut) zoals deze op het incassocontract staat. Dit veld wordt automatisch voor je ingevuld op basis van de Instellingen.Contract ID: Het incasso contractnummer. Deze kun je opvragen bij je bank. Dit veld wordt automatisch voor je ingevuld op basis van de Instellingen.Leden: De leden van wie je wilt incasseren. Voor elk lid komt onderaan de pagina een regel te staan waarin je de volgende velden ziet:Mandaat: Een referentie naar de machtiging die het lid heeft ondertekend. Hier wordt automatisch het ingestelde mandaat van het lid ingevuld. Let op: pas dit mandaat niet meer aan nadat je een keer succesvol hebt geïncasseerd van het lid.Initialen: De initialen van het lid, gebruikt ter extra identificatie. Hier wordt automatisch de ingestelde initialen van het lid ingevuld.IBAN: Het IBAN dat je voor het lid wilt gebruiken om van te incasseren. Hier wordt automatisch het ingestelde IBAN van het lid ingevuld.Bedrag: Het bedrag dat je wilt incasseren van het lid. Hiervoor kun je automatisch de ingestelde contributie invullen of de openstaande schuld, maar je kunt ook zelf het bedrag aanpassen.
Batch uploaden bij de bank
Als je een incasso aangemaakt hebt kun je dit bestand downloaden door rechtsboven op Acties => Download te klikken. Vervolgens kun je dit bestand uploaden in je bankomgeving en wordt de incasso automatisch uitgevoerd. Als de incassodatum verstreken is zal het bedrag automatisch op je dispuutsrekening verschijnen.
Bankmutatie verwerken
De bankmutatie voor de incasso zul je in de weken daarna willen verwerken. Hoe je dit verwerkt, hangt natuurlijk af van waar het geld voor bedoelt is.
Als je wilt dat de individuele bedragen aan het goede lid gekoppeld worden (omdat je het wilt koppelen aan de Ledenschuld of een spaarplan), dan kun je de Acties => Koppel incasso functie gebruiken. Geef hier de post aan waar je de bedragen op wilt boeken en Dispuutonline maakt automatisch alle regels aan zodat jij hem foutloos kunt verwerken.
Storneringen/terugboekingen
Het kan zijn dat een lid de incasso storneert of dat het lid onvoldoende saldo op zijn of haar rekening heeft staan. In dat geval krijg je een aantal dagen later vanzelf een afschrijving op de dispuutsrekening. We raden aan aan deze bankmutatie vervolgens op de Ledenschuld van het desbetreffende lid te boeken, zodat hij of zij het bedrag samen met de overige schulden alsnog op een later moment kan overmaken naar de dispuutsrekening.