De incassomodule maakt het makkelijk om automatisch bedragen van je leden te innen, zodat je minder achter ze aan hoeft te zitten. Deze pagina geeft je handige tips om optimaal gebruik te maken van de incassomodule.
Welke bedragen incasseer je?
De maandelijkse contributie ligt het meest voor de hand. Bij het aanmaken van de incasso vult hij daarom ook automatisch de ingestelde contributie van elk lid voor je in. Je kunt er echter ook voor kiezen om andere bedragen, zoals spaarplannen of overige variabele kosten (borrels, activiteiten, etc) mee te nemen.
Dit is een afweging. Hoe meer je incasseert, hoe minder je achter leden aan hoeft te zitten. Maar voor leden wordt het bedrag dan hoger en wisselt het per maand, en daarmee groeit de kans op storneringen. Bespreek daarom met je dispuut wat het beste werkt in jullie geval.
Wij raden doorgaans aan alleen vaste maandelijkse bedragen te incasseren, zoals de contributie en eventuele spaarplannen. Zo weten je leden precies waar ze elke maand aan toe zijn. De overige kosten gaan dan via de schuldmail, waardoor leden eerst inzicht krijgen in deze kosten en de optie houden om deze bijvoorbeeld in termijnen af te lossen.
Tips om het soepel te laten verlopen
Leg het vast. Bespreek op een ledenvergadering wat de voorkeur is van elk lid en pas het beleid daarop aan.
Kondig variabele bedragen aan. Kies je er toch voor om alle kosten te incasseren, stuur dan een paar dagen voor de incasso een schuldmail, zodat leden zien welk bedrag er afgeschreven wordt.
Houd een vaste datum aan. Incasseer bijvoorbeeld altijd op de 1e of 25e van de maand, zodat leden weten wanneer de incasso plaatsvindt.
Communiceer de incassodatum. Het kan nooit kwaad om nog eens de dag vóór de incasso plaatsvindt te communiceren met je leden dat de incasso er weer aan komt.
Houd rekening met storneringen. Leden kunnen een incasso tot 8 weken na afschrijving terugboeken. Hoe hoger het bedrag, hoe groter die kans.
Combineer bedragen in één incasso. De bank rekent kosten per incasso, dus vermijd aparte incasso's voor bijvoorbeeld de contributie en spaarplannen.