Beginbalans opstellen

Bankrekening

Laten we beginnen met de makkelijkste, de bankrekening. Bij verreweg de meeste banken kun je gemakkelijk het banksaldo zien van een bepaalde dag. Het kan zijn dat je hier even terug moet rekenen. In ons voorbeeld heeft ons dispuut op 1 september 2459 euro op de bank staan. We vullen dit in als beginwaarde voor de bank.

Voorraden

In dit voorbeeld heeft ons dispuut ook een aantal voorraden, namelijk een dassenvoorraad en een voorraad van reünistenspeldjes. Ik maak een nieuwe categorie Voorraden aan om de nieuwe posten Dassenvooraad en Reünistenspeldjes in onder te brengen. We hebben 24 dassen a 10 euro in voorraad en 50 reünistenspeldjes a 7,50. Ik voer daarom 240 euro in als beginwaarde bij de Dassenvoorraad en 375 bij de Reünistenspeldjes post.

Ledenschlud

De Ledenschuld werkt net wat anders. Je kunt weliswaar een beginwaarde invoeren hier, maar dan weet het boekhoudprogramma niet welk deel daarvan bij welk lid hoort. We maken daarom een transactie aan om de beginwaarde in te voeren van de Ledenschuld. Werkt als volgt; voor elk lid maak je een regel aan (dit gaat gemakkelijk met de “Regel aanmaken voor meerdere leden” knop, het bedrag dat je hier invoert maakt niet uit). Vervolgens vul je voor elk lid hun huidige saldo in aan de debet- of creditzijde, afhankelijk van of het lid respectievelijk een negatief of positief saldo heeft. Als je dit voor elk lid hebt gedaan zul je een (groot) verschil zien tussen de Credit- en Debetzijde. Het verschil tussen deze twee kanten voer je in in een laatste regel met als post het Eigen vermogen (leg ik je hieronder meer over uit).

Spaarplannen (indien van toepassing)

Als leden op het moment van de beginbalans al gespaard hebben voor een spaarplan kun je dat ook meenemen in de beginbalans. Maak daarvoor een losse transactie aan waarbij je per lid zijn of haar gespaarde bedrag op de Voorzieningspost van dat spaarplan en boek het totaalbedrag weer op het Eigen vermogen.

Resultatenrekening

Als je midden in je boekjaar overstapt kan het gewenst zijn om de huidige stand van de Resultatenrekening mee te nemen in de beginbalans. Hiervoor kun je ook een losse transactie aanmaken waarbij je op elke inkomsten- en uitgavenpost het saldo boekt dat tot dat moment binnen is gekomen of uit is gegeven voor die post. Het positieve of negatieve resultaat kun je wederom wegboeken tegen het Eigen vermogen.

Overige posten

Heb je nog meer posten? Herhaal bovenstaande stappen dan voor de resterende posten. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je een extra rekening hebt, zoals een spaarrekening. Of een voorzieningspost omdat jullie al een tijdje sparen voor iets. Vraag je je af of je voor bepaalde dingen een post aan moet maken, en misschien aan welke kant deze moeten komen te staan? Schroom dan niet om contact met Maarten op te nemen via [email protected]!

Eigen vermogen

Als je alle posten ingevuld hebt zul je melding te zien krijgen dat je balans uit balans is. Oei! Het zit namelijk zo dat je Dispuutonline alleen maar op de hoogte hebt gebracht van wat het dispuut allemaal in bezit heeft, niet waar het vandaan gekomen is. Gelukkig is dit gemakkelijk op te lossen. Als je namelijk al je bezittingen optelt en hier je schulden van aftrekt (die disputen bijna nooit hebben) kom je uit op je Eigen vermogen. In het geval van een dispuut is dit Eigen vermogen van de leden zelf gekomen. Meer informatie over hoe dit werkt kun je hier lezen. Vul dus het verschil tussen de Activa en Passiva zijde in als beginwaarde van de Eigen vermogen post.

Klaar

Je hebt nu succesvol een startpunt ingevoerd in Dispuutonline waar je op door kunt werken. Vanaf deze datum kun je alles gaan verwerken in Dispuutonline. Let wel op dat je geen bankmutaties, contributies ed gaat verwerken van voor deze datum. In dat geval kan het zijn dat straks de waardes op je balans niet meer kloppen, omdat je dingen dubbel hebt verwerkt.