Voor je verder leest op de documentatie is het handig als je onderstaande definities doorneemt. Deze definities zullen namelijk door de gehele documentatie heen veel gebruikt worden.
Resultatenrekening: De Resultatenrekening is een overzicht van alleInkomstenenUitgavenvan het dispuut.Inkomsten: De inkomsten van het dispuut van een bepaald boekjaar. In de meeste gevallen bestaan de inkomsten van een dispuut voornamelijk uit de contributie, maar er kunnen ook overige inkomsten zijn zoals bijvoorbeeld boetes of reünistenbijdrages.Uitgaven: De uitgaven van het dispuut van een bepaald boekjaar. Wat precies onder de uitgaven van het dispuut valt verschilt per dispuut. De meeste disputen hebben wel standaard zaken zoals bankkosten, boekhoudkosten, vergaderkosten e.d. als uitgaven.
Balans: De balans is een overzicht van de bezittingen, het vreemd vermogen (schulden) en het eigen vermogen van het dispuut. De Balans bestaat uit twee zijden (deActivaenPassiva) die met elkaar in evenwicht moeten zijn.Activa: Bestaat uitVaste activaenVlottende activa. Dit zijn alle bezittingen van het dispuut en staan aan de linkerkant van de balans.Passiva: Passiva bestaat uit hetEigen vermogenen hetVreemd vermogenvan het dispuut. Omdat een dispuut vaak geen Vreemd vermogen heeft bestaat de Passiva van een dispuut vrijwel altijd geheel uit het Eigen vermogen. Passiva staat aan de rechterzijde van de balans.Debiteuren: Debiteuren zijn personen of entiteiten die nog geld van het dispuut moeten krijgen. Vaak bestaat dit uit deLedenschulden overige debiteuren, zoals andere disputen waar je iets voor voorgeschoten hebt.Ledenschuld: De Ledenschuld is een Debiteurenpost die gekoppeld is aan de schuldenlijst. Het totaal dat je op deze post hebt staan zal altijd gelijk moeten zijn aan het totaal van alle individuele schulden die je leden bij het dispuut hebben.
Crediteuren: Crediteuren zijn personen of entiteiten waar het dispuut nog geld verschuldigd aan is. Bijvoorbeeld de schulden die het dispuut heeft bij de vereniging.
Transactie: Een Transactie (ander woord voor boeking) wordt gebruikt om een zogeheten “financieel feit” vast te leggen in Dispuutonline. Een transactie bestaat uit meerdere velden maar de belangrijkste zijn de “regels” waarmee je geld van de enePostoverboekt naar de anderePost.Post: Een post is een rekening waar geld op en vanaf geboekt kan worden. Voorbeelden van veelvoorkomende posten zijn: Bankrekening, Ledenschuld en de Contributie. Een post kan van het typeInkomsten,Uitgaven,ActivaofPassivazijn. De eerste twee komen terug op deResultatenrekeningen de laatste twee op deBalans.Bankmutatie: Een bankmutatie is een bank af- of bijschrift. Deze bankmutaties kun je eenvoudig importeren in Dispuutonline om zo de financiele activiteit op de dispuutstrekening te verwerken.Incasso: Een Incasso is een opdracht voor de bank om een bepaald bedrag van de rekening van je leden af te schrijven. Een Incasso heet ook wel een “SEPA Batch”.