Wat is boekhouden?
Je bent net aangesteld als quaestor van het dispuut. Plotseling draag jij de taak om de financiën te beheren: contributies innen, borrels verrekenen, en zorgen dat het lustrum niet in het rood eindigt. Dat kan overweldigend aanvoelen. Hoe houd je grip op al die cijfers, schulden, en inkomsten, vooral als je misschien geen ervaring hebt met boekhouden?
Geen zorgen, je bent niet alleen. Veel quaestors voelen zich (zeker in het begin) een beetje verloren en overweldigd. Er komt veel op je af en ondertussen blijven de contributies en facturen binnenkomen.
Gelukkig hoeft boekhouden niet ingewikkeld te zijn, vooral met de juiste hulpmiddelen. Het draait vooral overzicht: wat komt binnen, wat gaat eruit, en wie moet nog betalen? Met een beetje structuur en een gebruiksvriendelijk systeem zoals Dispuutonline wordt jouw taak een stuk behapbaarder – en misschien zelfs wel leuk!
De voordelen van een boekhoudprogramma
Het in gebruik nemen van een boekhoudprogramma als dispuut kent verschillende voordelen. Hieronder zetten we de grootste voordelen voor je op een rijtje.
Fouten voorkomen: Het meest voor de hand liggende voordeel, is het voorkomen van fouten. Handmatig boekhouden is foutgevoelig, vooral als je geen Excel-expert bent. Een boekhoudprogramma verstopt ingewikkelde berekeningen en formules en stopt alles in een duidelijk overzicht. Hierdoor worden veelvoorkomende fouten zoals verkeerde bedragen of dubbele boekingen voorkomen. Dit geeft jou als quaestor een hoop rust en zelfvertrouwen.
Transparantie naar je leden: Alles is duurder geworden, wat weer geleid heeft tot hogere contributies. Leden vinden het prettig om in te kunnen zien waar hun hard verdiende geld heen gaat. Dit verhoogt het vertrouwen van je leden en heeft vaak als gevolg dat leden bijvoorbeeld hun schulden sneller af betalen en beter bereid zijn om bijvoorbeeld kosten vooruit te betalen.
Automatisering en efficiëntie: Of het nou gaat om het importeren en verwerken van bankmutaties, het sturen van een schuldmail, het boeken van de contributie, of het opstellen van de afrekening, Dispuutonline heeft een hoop veelvoorkomende taken geautomatiseerd. Hierdoor houd je meer tijd over voor andere verantwoordelijkheden.
Soepele overdracht: Als je boekjaar erop zit, is het tijd om het stokje over te dragen. Een een overzichtelijk en gedigitaliseerd systeem kan eenvoudig worden overgedragen aan je opvolger. Zo hoef je geen handgeschreven notities of chaotische Excel-bestanden achter te laten.
Een voorbeeld in de praktijk
Stel je hebt net een borrel gehad met een ander dispuut. De rekening was 600 euro en de kosten zijn voorgeschoten door het andere dispuut. Zij sturen een tikkie van 300 euro, die jij meteen betaalt. Het dispuut heeft daarna 300 euro minder op de bankrekening staan. Als je het hier bij laat en dit nog een aantal keer gebeurd, is het dispuut blut.
Het is daarom belangrijk dat er bepaalt wordt hoe deze 300 euro betaald gaat worden. Om dat in Dispuutonline te verwerken, kun je de bankmutatie importeren. Vervolgens kun je bij het verwerken aangeven waar het dispuut dit geld vandaan wilt halen. Vaak zijn er twee opties: of het dispuut draait op voor de kosten, of de leden doen dit.
Als je besluit om de kosten te verhalen op je leden, besluit je eigenlijk om de rekening door te schuiven. Het zijn dan niet langer kosten voor het dispuut, maar kosten voor de individuele leden. In dit geval boek je de schulden dan op de Schuldenlijst. In de onderstaande video zie je hoe je dit makkelijk en automatisch regelt in Dispuutonline.
Na deze boeking, zul je op de weinig verschil zien. De totale Activa en Passiva zijn gelijk geblijven. Dat komt omdat het dispuut niet meer of minder vermogender (lees “rijker” of “armer”) is geworden. Er is namelijk Liquide middelen (geld op de bankrekening) omgezet in Debiteuren (de schuld van je leden). Beide posten komen terug aan de Activazijde van de balans, waardoor ze tegen elkaar wegvallen.Balans
Als je leden hun schuld afbetalen, wordt dit geld weer van Debeiteuren omgezet in liquide geld. Dit doet dus weinig voor de financiën van het dispuut, het enige verschil is dat je zolang de schulden nog niet afgelost zijn, er minder geld beschikbaar is op de bankrekening.
Conclusie
Boekhouden is meer dan alleen cijfers registreren; het is een middel om je dispuut financieel gezond te houden en op een eenvoudige manier verantwoording af te leggen aan je leden. Een programma zoals Dispuutonline maakt dit proces niet alleen gemakkelijker, maar biedt ook meer mogelijkheden dan Excel.
Ben je overtuigd en wil je aan de slag? Dan kun je meer informatie vinden over de vervolgstappen op deze pagina.